fragen & Antworten

Allgemeine Fragen

Ich habe den Ansprechpartner für unser Haus/Wohnung telefonisch nicht erreicht – was kann ich tun?

Sofern Sie Ihren Ansprechpartner nicht gleich erreichen, diesem aber etwas Wichtiges mitteilen möchten, sollten Sie sich an unser Sekretariat (0221 949895-0; mail@hausgrund-koeln) wenden oder direkt per E-Mail an Ihren Ansprechpartner. Unsere Mitarbeiter telefonieren sehr viel und haben außerdem häufig Außentermine in den verschiedenen Liegenschaften. Hinterlassen Sie Ihr Anliegen und Sie werden schnellstmöglich kontaktiert

Ich interessiere mich für ein Angebot für die Verwaltungsleistungen der HAUSGRUND. Was muss ich tun und wie lerne ich die HAUSGRUND kennen.

Egal, ob Sie Haus- oder Wohnungseigentümer sind. Am Anfang steht die schriftliche oder telefonische Kontaktaufnahme. Unsere Geschäftsführung wird in einem Telefonat Ihre ersten Fragen beantworten und erste Fragen zu Ihrer Liegenschaft stellen. Anschließend wird in der Regel eine orientierende Ortsbesichtigung durchgeführt, bei dem – neben einem ersten Kennenlernen – die Anforderungen an die Verwaltung erfasst werden. Im Anschluss an diesen Termin erhalten Sie ein Angebot für die jeweilige Verwaltungsleistung.

WEG-Verwaltung

Wie kann ich den Login-Bereich sinnvoll nutzen?

Unser Online-Portal ist speziell auf die Arbeit von Immobilienverwaltungen zugeschnitten. Wir bieten unseren Kunden damit einen modernen, schnellen und kostensparenden Service zur Verfügung. Mit der Informations- und Kommunikationsplattform werden den jeweiligen Zielgruppen wie Eigentümern, Mietern oder Lieferanten ganz einfach und rund um die Uhr alle relevanten Dokumente und Informationen online zur Verfügung gestellt.

Sie als Wohnungseigentümer haben damit die Möglichkeit ein eigenes virtuelles Büro für alle Belange Ihres Sondereigentums zu unterhalten. Hier können alle Informationen Ihre Liegenschaft betreffend abgelegt werden. Von dieser Plattform aus können Sie jederzeit mit der Hausverwaltung korrespondieren. 

Lassen Sie sich registrieren. Sie erhalten dann eine Zugangsberechtigung mit der Sie von überall aus zu jeder Tages- und Nachtzeit Einsicht in Ihre Unterlagen und die Unterlagen der Liegenschaft nehmen können. 

Wie verhalte ich mich in Notfällen?

In Ihrer Liegenschaft hängt an zentraler Stelle (Kellertür, Infobrett) o.ä. ein Aushang mit den wichtigsten Notfallnummern. Ggfs. hilft Ihnen Ihr Verwaltungsbeirat auch gerne weiter. Die Verwaltung erreichen Sie über unsere Notfallnummer 0221 949895 77. Sprechen Sie dort bitte auf Band. Das Gespräch wird weiter geleitet.

Ich habe einen Wasserschaden, was muss ich tun?

Der Schaden ist unmittelbar der Hausverwaltung zu melden, damit die Schadensursache analysiert werden kann und Schadensminderungsmaßnahmen eingeleitet werden können. Ggfs. liegt ein versicherter Gebäudeschaden vor, was eine unmittelbare Meldung an den Versicherungsgeber durch den Verwalter nach sich zieht. Sofern eine unmittelbare Meldung an den Verwalter nicht möglich ist, da der Schaden außerhalb der Geschäftszeiten auftritt, ist der Eigentümer berechtigt und verpflichtet selbständig Schadensminderungsmaßnahmen zu ergreifen. Die Behebung von Schäden im Sondereigentum ist zwar Sache der Sondereigentümer, der Verwalter muss im Versicherungsfall jedoch trotzdem informiert werden, da er die Rechte des Versicherungsnehmers (Eigentümergemeinschaft) gegenüber der Versicherung wahrnimmt.

Was ist eine Teilungserklärung?

Die Teilungserklärung ist ein Rechtsbegriff des deutschen Wohnungseigentumsrechts und in § 8 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt. Danach handelt es sich um die Erklärung des Grundstückseigentümers gegenüber dem Grundbuchamt, dass das Eigentum an dem Grundstück in Miteigentumsanteile aufgeteilt wird, die mit Sondereigentum an einzelnen Wohnungen und/oder nicht zu Wohnzwecken dienenden Räumen verbunden sind.

Mit der Teilungserklärung wird demnach sachenrechtlich das Wohnungs- und/oder Teileigentum begründet (§ 2 WEG). In den vom Wohnungseigentumsgesetz gesetzten Schranken (vgl. § 5 Abs. 1 bis 3 WEG) kann die Teilungserklärung bestimmen, welche Gebäudeteile in Sondereigentum stehen und welche Gemeinschaftseigentum sind. Ferner sind in der Regel besondere Sondernutzungsrechte (z. B. an Stellplätzen) festgehalten. Die Teilungserklärung ist Voraussetzung für die Anlage der Wohnungsgrundbücher.

Fast immer wird die Teilungserklärung mit einer Gemeinschaftsordnung verbunden, in der die Rechte und Pflichten der Eigentümer zueinander, Stimmrechte in der Eigentümerversammlung, Umlageschlüssel für Kosten und Lasten usw. auch abweichend von den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes geregelt werden können.

Was ist eine Beschlusssammlung?

Die Beschlusssammlung ist die Sammlung aller Beschlüsse einer Eigentümergemeinschaft. Sie kann in Papierform oder in elektronischer Form geführt werden. Selbst eine Lose-Blatt-Sammlung ist möglich. Die Beschlusssammlung soll einen schnellen Überblick über die Beschlusslage und die Historie von Beschlüssen ermöglichen.

Wann endet die Hausgeldzahlungspflicht bei Verkauf der Wohnung?

Die Hausgeldzahlungspflicht eines Verkäufers endet mit dem Eintrag des Käufers als Eigentümer in das Grundbuch. (BGH V ZB 10/88 vom 01.12.1988)

Erfolgt eine Auszahlung meines Anteils an der Instandhaltungsrücklage bei Verkauf?

Der rechnerische Anteil an der Instandhaltungsrücklage wird von der Eigentümergemeinschaft nicht bei Wohnungsveräußerung an den ausscheidenden Eigentümer ausgekehrt. Die Instandhaltungs-rückstellung ist Vermögen des Verbands der Eigentümergemeinschaft. Die Ausrechnung des Anteils der Instandhaltungsrückstellung im notariellen Kaufvertrag hat Einfluss auf die Berechnung Grunderwerbssteuer.

Wie setzt sich das Hausgeld zusammen?

Das Hausgeld setzt sich zusammen aus den anteiligen Kostenbeteiligungen an den Betriebs- und Instandsetzungskosten für die Liegenschaft sowie aus den Anteilen der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage. Näheres regelt die Teilungserklärung. Die Höhe des Hausgeldes regelt der aufzustellende Wirtschaftsplan, der von der Eigentümergemeinschaft beschlossen wird. Dieser ist dann in der Regel so lange gültig, bis ein neuer Wirtschaftsplan beschlossen wird.

Wann werden die haushaltsnahen Dienstleistungen übersandt?

Die Bescheinigungen über die haushaltnahen Dienstleistungen nach § 35a EStG werden in der Regel mit der Jahresabrechnung versandt. Nach Abschluss der Rechnungsprüfung wird die Abrechnung erstellt und mit den Einladungsunterlagen zur Eigentümerversammlung versandt.

Der Abrechnungsversand erfolgt im ersten Halbjahr. Eine Zusage, dass die Bescheinigung für die haushaltsnahen Dienstleistungen bis zum 31.05. eines Jahres erstellt werden, kann dabei nicht gemacht werden. Aufgrund dessen hat der Gesetzgeber die Möglichkeit eröffnet, dass die Wohnungseigentümer die Bescheinigung über die haushaltsnahen Dienstleistungen, welche Sie das letzte Jahr erhalten haben, mit Ihrer Steuererklärung im laufenden Jahr einreichen können.

Ich kann an der Eigentümerversammlung nicht persönlich teilnehmen. Gibt es Vertretungsmöglichkeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit eine Vertretungsvollmacht an einen Dritten zu geben. Diese muss im Original unterschrieben zur Eigentümerversammlung der Verwaltung vorliegen. Vertretungsbeschränkungen können sich aus der Teilungserklärung ergeben. Die Vertretungs-vollmacht kann mit Weisungen zum Stimmverhalten zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erteilt werden. Um die grundsätzliche Beschlussfähigkeit von Eigentümerversammlungen jederzeit zu gewährleisten, sollte von dem Instrument der Vertretungsvollmacht nach Möglichkeit Gebrauch gemacht werden.

Wann werden die Ergebnisse aus Jahresabrechnung fällig?

Die Gesamt- und Einzelabrechnungen werden erst durch Beschluss der Eigentümergemeinschaft auf der ordentlichen Eigentümerversammlung rechtsverbindlich. Mit Beschluss wird der Abrechnungsbetrag fällig.

Was ist die Abrechnungsspitze?

Die Abrechnungsspitze der Jahresabrechnung errechnet sich aus den Ausgaben des in der Teilungserklärung festgelegten Abrechnungszeitraumes. Den Ausgaben werden in der Abrechnung die Hausgeld-Sollvorauszahlungen gem. Wirtschaftsplan gegenübergestellt. Die Differenz bildet die Abrechnungsspitze.

Wer trägt die Abrechnungsspitze beim Eigentümerwechsel?

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs vom 30.11.1995, vgl. (Az. IV ZB 16/95) muss derjenige die Abrechnungsspitze tragen, der zum Zeitpunkt der Fälligkeit Eigentümer der Wohnung ist und somit auch Gelegenheit hat(te) per Beschluss über diese zu befinden. Somit steht dem Käufer, mit Eintragung im Grundbuch als Eigentümer, das Guthaben aus dem vorangegangenen Abrechnungszeitraum zu. Gleichzeitig ist er damit aber auch für Fehlbeträge aus der Abrechnungsspitze verpflichtet. Die Auseinandersetzung zwischen Verkäufer und Käufer über einen etwaigen Ausgleich bleibt der Vereinbarung im notariellen Kaufvertrag vorbehalten.

Ich interessiere mich für ein Angebot für die Verwaltungsleistungen der HAUSGRUND? Was muss ich tun und wie lerne ich die HAUSGRUND kennen?

Ob Sie Haus- oder Wohnungseigentümer sind. Am Anfang steht die schriftliche oder telefonische Kontaktaufnahme. Unsere Geschäftsführung wird sodann mit Ihnen Ihr Anforderungsprofil erarbeiten. Ggfs. wird eine gemeinsame orientierende Ortsbesichtigung durchgeführt. Im Anschluss an diesen Termin erhalten Sie ein Angebot für die jeweilige Verwaltungsleistung.

Ich möchte meine Wohnung, die bei der HAUSGRUND verwaltet wird, verkaufen. Was muss ich jetzt machen?

Sofern Sie Ihre Wohnung veräußern möchten, bietet sich vorab immer eine Kontaktaufnahme mit Ihrem Ansprechpartner an. Über diesen können Sie die momentane Marktlage für Ihr Objekt erfragen und erste Fragen hinsichtlich der Vermarktung Ihrer Wohnung klären. Stimmen Sie mit uns ab, wie ein möglichst reibungsloser Übergang auf den Erwerber möglich ist. (Eigentumsübergang, Kündigung Lastschrift, Hausgeldzahlungen etc.

Ich habe eine Wohnung, die bei der HAUSGRUND verwaltet wird, gekauft. Was muss ich jetzt machen?

Den Status als Eigentümer erhalten Sie mit der Eintragung im Grundbuch. Erst dann sind Sie Eigentümer und mit den Rechten und Pflichten eines Mitglieds der Eigentümergemeinschaft. Sobald uns Ihr Grundbuchauszug vorliegt (senden Sie uns diesen nach Erhalt bitte direkt zu), werden Sie als Eigentümer eingetragen und erhalten unser Begrüßungsschreiben. In der Regel ist die Zahlung der monatlichen Hausgelder über den SEPA-Lastschrifteinzug gebräulich. Entsprechende Formulare zu Erteilung der SEPA Einzugsermächtigung übersenden wir mit dem Begrüßungsschreiben an Ihre uns bekannte Postadresse. Sofern Sie Ihre neue Wohnung selbst beziehen, bitten wir für die Zeiten des Übergangs auf zeitnahe Benennung Ihrer gültigen Postadresse.

Für den Zeitraum zwischen wirtschaftlichem Übergang (Zahlung des Kaufpreises) und dem Übergang des Eigentums (Grundbucheintragung) können Sie mit dem Verkäufer eine Regelung über die Zahlung des Hausgeldes in der Zeit machen.

Mietverwaltung

Wie kann ich einen Schaden melden?

Die Hausverwaltung telefonisch (0221-949895 0) zu erreichen kann manchmal schwierig sein, wir unterhalten kein call-center. Für diesen Fall können Sie Ihr Problem einfach und schnell unter schaden@hausgrund.koeln loswerden. Bitte niemals Namen und Liegenschaft vergessen, damit bei uns die richtige Zuordnung erfolgen kann.

Wie kann ich Fragen zur Betriebskostenabrechnung stellen?

Für diese Fälle haben wir um Ihnen lange Telefonwartezeiten zu ersparen eine E-Mail-Adresse eingerichtet. Richten Sie Ihre Fragen bitte an abrechnung@9b973e22514744778a13e71eddf8f7eahausgrund-koeln.de. Nennen Sie Namen und Liegenschaft.

Ich habe eine Mahnung erhalten, was kann ich tun?

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Mahnung oder Zahlungserinnerung zu Unrecht ergangen ist, richten Sie Ihre Reklamation mit Begründung bitte an mahnung@1e0ab8f44c6748028342db18536f6584hausgrund-koeln.de. Nennen Sie Namen und Liegenschaft.

Warum gibt es keine Einzeltermine bei der Besichtigung bewohnter Mietwohnungen?

Im Interesse der Vermieter liegt immer eine anschlussnahe Weitervermietung. Daher sind wir leider nicht in der Lage individuelle Besichtigungstermine zu vereinbaren. Sofern eine Wohnung noch bewohnt ist, müssen wir uns mit dem aktuellen Bewohner abstimmen. Wir sind bemüht, die Termine für beide Seiten so stressfrei wie möglich zu gestalten. Außerdem laden wir nicht unbegrenzt Teilnehmer zu einer Besichtigung ein. Wir bitten, um Verständnis, dass bei einer gewissen Teilnehmeranzahl der Besichtigungstermin geschlossen wird.

Ist der Strom mit in der Miete enthalten?

Nein. Der Mieter muss für seinen Strom immer selber aufkommen. Aber er ist frei in der Wahl des Stromanbieters. Das gleiche gilt für die Versorgung mit Erdgas bei der Ausstattung mit Etagenheizung. Auch hier erfolgt Lieferung und Abrechnung direkt vom und mit dem Anbieter.

Was ist eine Staffelmiete?

Eine Staffelmiete ist ein Mietzins, bei dem innerhalb festgelegter Zeitabstände sich die Kaltmiete um festgesetzte Beträge anpasst. Diese Mieterhöhung wird schriftlich unter Nennung des Geldbetrages vereinbart. Reine Prozentangaben über die Mieterhöhung sind nicht zulässig. Die Laufzeit eines Mietvertrages mit einer Staffelmiete unterliegt keinen gesetzlichen Beschränkungen und kann sowohl befristet als auch unbefristet festgelegt werden. Für die Dauer von mindestens einem Jahr muss die Staffelmiete unverändert bleiben. Innerhalb der Laufzeit der Staffelmiete darf der Vermieter keine weiteren Mietanpassungen vornehmen, ausgenommen hiervon sind Anpassungen der Betriebskostenvorauszahlungen.

Welche Unterlagen benötige ich für eine Wohnungsbewerbung?

Zu den Unterlagen, die wir für eine Vermietung benötigen, gehören:

  • der ausgefüllte und unterschriebene Auskunftsbogen 
  • die Gehaltsnachweise der letzten drei Monate oder andere Einkommensnachweise/-bescheide 
  • eine Kopie des Personalausweises 
  • unter Umständen eine SCHUFA-Auskunft

Wann bekomme ich Bescheid, ob ich die Wohnung bekomme?

Bitt erfragen Sie im Besichtigungstermin, wann über die Wohnungsvergabe entschieden wird. Sie können sich dann telefonisch über Ihre Aussichten informieren.

Wer entscheidet über die Wohnungsvergabe?

Die Entscheidung über die Wohnungsvergabe trifft allein der Wohnungseigentümer.